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Le législateur a adopté le décret législatif 24/2023 (la "loi sur la dénonciation") qui définit, entre autres, ce qu'est une dénonciation :
● les aspects relatifs à la protection de la personne, telle qu'identifiée à l'article 3 de la loi sur les dénonciations, qui fait un rapport ;
● les obligations des entités et des entreprises en termes d'interdiction des actes de représailles et de non-discrimination des dénonciateurs et de protection de leur confidentialité ;
● la nécessité de disposer d'un ou de plusieurs canaux (sous forme informatisée) permettant au(x) déclarant(s) de soumettre des rapports, garantissant la confidentialité de l'identité du déclarant, de la personne impliquée et de la personne mentionnée dans le rapport, ainsi que le contenu du rapport et de la documentation pertinente ;
● la nécessité d'entendre les représentations ou les organisations syndicales visées à l'article 51 du décret législatif n° 81 de 2015 avant d'activer les canaux de signalement susmentionnés ;
● les conditions d'établissement des rapports externes ;
● l'interdiction d'exercer des représailles ou des actes discriminatoires à l'encontre du dénonciateur pour des raisons liées au rapport ;
● la nécessité de prévoir, dans le système disciplinaire adopté conformément à l'article 6, paragraphe 2, point e), du décret n° 231 de 2001, des sanctions à l'encontre des personnes jugées responsables des infractions visées à l'article 21, paragraphe 1, de la loi sur les dénonciations.
Le "whistleblowing" est un rapport effectué par une personne qui, dans l'exercice de ses fonctions, a connaissance d'une infraction, d'un risque ou d'une situation dangereuse susceptible de porter préjudice à l'entreprise/l'organisme pour lequel elle travaille, ainsi qu'aux clients, collègues, citoyens et à toute autre catégorie de sujets.
L'entreprise, sensible aux questions éthiques et à la bonne conduite de ses activités, a mis en place des systèmes internes de signalement des violations afin de permettre aux personnes identifiées par la loi de signaler les violations des réglementations nationales ou de l'Union européenne qui portent atteinte à l'intérêt public ou à l'intégrité de l'administration publique ou d'une entité privée, dont elles ont eu connaissance dans un contexte de travail public ou privé, y compris les violations du code d'éthique ou du modèle d'organisation, de gestion et de contrôle conformément au décret législatif n° 231/01.
La loi sur la dénonciation identifie :
● les sujets qui peuvent déclencher une alerte ;
● les actes ou les faits qui peuvent être rapportés, ainsi que les exigences auxquelles les rapports doivent satisfaire pour être pris en compte ;
● les modalités selon lesquelles les violations présumées peuvent être signalées et les personnes chargées de recevoir les rapports ;
● le processus d'enquête et éventuellement d'investigation en cas de signalement ;
● garantir la confidentialité et la protection des données personnelles de la personne qui fait le rapport et de toute personne faisant l'objet d'un rapport, ainsi que des données contenues dans le rapport ;
● l'interdiction des représailles et de la discrimination à l'encontre de la personne qui fait le signalement.
L'objectif de ce document est de définir les procédures opérationnelles pour le traitement des rapports et des enquêtes qui en découlent, qui sont portés à leur connaissance dans le cadre de leurs fonctions.
Le champ d'application de la procédure ne comprend pas les cas exclus par la loi sur la dénonciation, notamment :
(a) les contestations, réclamations ou demandes liées à un intérêt personnel du déclarant ou de la personne déposant une plainte auprès des autorités judiciaires ou comptables, qui se rapportent exclusivement à son travail individuel ou à sa relation d'emploi public, ou à son travail ou à sa relation d'emploi public avec des personnes hiérarchiquement supérieures ;
(b) les signalements d'infractions lorsqu'elles sont déjà réglementées de manière obligatoire par des actes de l'Union européenne ou des actes nationaux ou par des actes nationaux mettant en œuvre des actes de l'Union européenne ;
(c) les rapports sur les atteintes à la sécurité nationale et les marchés publics liés à la défense ou à la sécurité nationale, à moins que ces aspects ne soient couverts par le droit dérivé pertinent de l'UE.
L'objectif de ce document est de mettre en lumière des épisodes d'illégalité ou d'irrégularités au sein de l'entreprise, en clarifiant et en facilitant le recours au signalement par le dénonciateur et en supprimant tout facteur susceptible d'entraver ou de décourager le recours à l'institution.
L'objectif de la procédure est donc, d'une part, de fournir au dénonciateur des indications opérationnelles claires sur l'objet, le contenu, les destinataires et les modalités de transmission des rapports et, d'autre part, de l'informer des formes de protection et de confidentialité qui sont reconnues et garanties.
Veiller à ce que les valeurs de l'entreprise soient partagées, respectées et reflétées dans la vie professionnelle de ses parties prenantes.
Le modèle d'organisation, de gestion et de contrôle de la société, conformément au décret législatif 231/01, définit les procédures de transmission au conseil de surveillance des rapports concernant des comportements susceptibles de constituer des infractions au sens du décret législatif 231/2001 ou, en tout état de cause, des violations du modèle.
Afin de faciliter l'établissement des rapports, les canaux suivants ont été définis :
● par l'intermédiaire du module complémentaire My Whistleblowing du logiciel My Governance, en tant que canal de signalement alternatif permettant de garantir, par des moyens informatiques, la confidentialité de l'identité du dénonciateur, conformément à la législation (ci-après, le "logiciel"), j'expliquerai comment l'employé peut accéder au logiciel ;
L'entreprise peut également prendre en considération les dénonciations anonymes, lorsqu'elles sont suffisamment étayées1, et formulées avec une abondance de détails, c'est-à-dire qu'elles sont de nature à mettre en lumière des faits et des situations les rattachant à des contextes spécifiques (par exemple : preuves documentaires, indication de noms ou de qualifications particulières, mention de fonctions spécifiques, de procédures ou d'événements particuliers, etc.)
Le rapport - même non anonyme - doit être circonstancié et aussi complet et exhaustif que possible.
Le dénonciateur est tenu de fournir tous les éléments disponibles et utiles pour permettre aux personnes compétentes d'effectuer les contrôles et vérifications nécessaires et appropriés pour confirmer la validité des faits rapportés, tels que :
i. une description claire et complète des faits qui font l'objet du rapport ;
ii. les circonstances de temps et de lieu dans lesquelles les faits faisant l'objet du rapport ont été commis ;
iii. des détails personnels ou d'autres éléments permettant d'identifier la ou les personnes qui ont effectué les faits signalés (par exemple, l'intitulé du poste, le lieu d'emploi où
il/elle exerce l'activité) ;
iv. tout document à l'appui du rapport ;
v. l'indication de toute autre personne susceptible de rapporter les faits rapportés ;
vi. toute autre information susceptible de fournir un retour d'information utile sur l'existence des faits rapportés.
Pour qu'une déclaration soit étayée, ces exigences ne doivent pas nécessairement être remplies en même temps, étant donné que le déclarant peut ne pas être en possession de toutes les informations demandées.
Par le biais du canal informatique et donc du logiciel, le déclarant sera guidé à chaque étape de la déclaration et sera invité, afin de mieux étayer la déclaration, à remplir une série de champs qui doivent être complétés conformément aux exigences.
Il est essentiel que les éléments indiqués soient connus directement du rapporteur et ne soient pas rapportés ou mentionnés par d'autres.
Une fois qu'un rapport est reçu selon les canaux prévus dans cette procédure, il est traité en quatre étapes :
a. le protocole et la garde ;
b. l'enquête ;
c. l'enquête et la communication des résultats ;
d. Archivage.
a. Protocole et garde
Dans le cas où la déclaration est faite par l'intermédiaire du logiciel, le logiciel lui-même prévoit un protocole complet et confidentiel conformément à la réglementation en vigueur.
Dans le cas de communications sur papier ou par d'autres moyens, dès réception du rapport, le conseil de surveillance, par l'intermédiaire de son secrétariat, attribue à l'auteur du rapport un identifiant alphanumérique spécifique et procède à l'enregistrement sur un registre informatique et/ou papier des détails du rapport, notamment
● jour et heure ;
● sujet du rapport ;
● l'objet du signalement ;
● notes ;
● le statut du signalement (à remplir à chaque étape du processus, par exemple enquête préliminaire, enquête et communication des résultats, archivage).
J'ajouterais - compte tenu du risque que le mode de transmission sur papier ne garantisse pas la confidentialité du rapporteur - des instructions et des dispositions organisationnelles visant à protéger la confidentialité (où est conservé le registre des rapports ; qui y a accès ; comment s'assure-t-on qu'ils ont reçu l'instruction de maintenir une confidentialité absolue ; comment s'assure-t-on que la documentation est inaccessible à d'autres personnes (par exemple, armoire fermée à clé, etc.)).
b. Enquête
L'objectif de l'enquête préliminaire est de vérifier le bien-fondé du rapport reçu. À cette fin, le conseil de surveillance se réunit pour en évaluer le contenu en procédant à un premier examen et à une première évaluation :
● lorsqu'elle constate immédiatement qu'elle est manifestement infondée, elle procède au classement immédiat de l'affaire ;
● lorsque le signalement n'est pas suffisamment étayé, demande, si possible, des informations complémentaires à l'auteur du signalement. S'il n'est pas possible de recueillir suffisamment d'informations pour étayer le rapport et ouvrir une enquête, le rapport est clos ;
● si le rapport semble être étayé par des éléments factuels précis et concordants, il procède aux étapes de l'enquête.
c. Enquête préliminaire et notification du résultat
L'enquête préliminaire est l'ensemble des activités visant à vérifier le contenu des rapports reçus et à acquérir des éléments utiles pour la phase d'évaluation ultérieure, tout en garantissant la plus grande confidentialité sur l'identité de la personne qui fait le rapport et sur l'objet du rapport.
L'objectif principal de l'enquête préliminaire est de vérifier la véracité des informations faisant l'objet de l'enquête, en fournissant une description précise des faits établis, par le biais de procédures d'audit et de techniques d'enquête objectives.
La personne chargée de l'enquête est le contrôle/audit interne.
Il est du devoir de chacun de coopérer avec l'enquêteur dans la conduite de l'enquête.
Pour chaque enquête, la personne chargée de l'enquête rédige un rapport final contenant au moins les éléments suivants :
● les faits établis ;
● les preuves recueillies ;
● les causes et les lacunes qui ont permis à la situation décrite de se produire.
A l'issue des investigations, lorsqu'il constate que la dénonciation reçue n'est pas fondée, le Conseil de surveillance classe la dénonciation et, dans la mesure du possible, la notifie à l'auteur de la dénonciation.
Si le rapport s'avère fondé, la direction de l'entreprise évaluera s'il convient de prendre les mesures d'atténuation et/ou de correction nécessaires et les plus appropriées.
Les résultats de l'enquête sont transmis à la fonction responsable en vue de l'ouverture éventuelle d'une procédure disciplinaire visant à imposer, le cas échéant, des sanctions disciplinaires conformément aux dispositions de la législation applicable et des conventions collectives de travail de référence.
d. Archivage
Afin d'assurer la traçabilité, la confidentialité, la préservation et la récupération des données tout au long de la procédure, les documents sont stockés et archivés à la fois sous forme numérique, au moyen du logiciel, dans des dossiers réseau protégés par un mot de passe, et sous forme papier, dans une armoire spéciale sécurisée située dans le bureau du secrétariat du conseil de surveillance, accessible uniquement aux personnes spécialement autorisées et mandatées à cet effet.
Toute la documentation sera conservée, sous réserve d'autres délais légaux dans les cas expressément prévus, pendant 10 ans à compter de la date de clôture des activités.
Conformément à la loi en vigueur et aux procédures de protection de la vie privée de l'entreprise, le traitement des données personnelles des personnes impliquées et/ou mentionnées dans les rapports est protégé.
L'ensemble du processus doit cependant garantir la confidentialité de l'identité du rapporteur dès la réception du rapport et à chaque étape ultérieure.
À cette fin, conformément à la législation en vigueur, l'entreprise a mis en place une série de mécanismes visant à protéger le dénonciateur non anonyme, en prévoyant :
a. la protection de la confidentialité du rapporteur ;
b. l'interdiction de la discrimination à l'encontre du dénonciateur.
a. Protéger la confidentialité du rapporteur
L'utilisation du logiciel garantit la confidentialité totale du rapporteur, puisque seul le Conseil de surveillance peut accéder au rapport.
Dans le cas des signalements effectués par d'autres moyens, les destinataires, une fois le signalement reçu et enregistré, attribuent un numéro d'identification anonyme spécifique à la personne qui a fait le signalement. Pour protéger la confidentialité du rapporteur, l'identifiant sera utilisé dans tous les documents et communications officiels au cours de l'enquête.
Dans le cadre de toute procédure disciplinaire engagée à l'encontre de la personne signalée :
● si les faits allégués reposent sur des enquêtes distinctes et complémentaires de la déclaration, même si elles en découlent, l'identité de la personne déclarante peut ne pas être divulguée ;
● si les allégations sont fondées en tout ou en partie sur le rapport, l'identité du rapporteur peut être divulguée à la (aux) personne(s) concernée(s) par le rapport si deux conditions sont remplies simultanément :
○ le consentement de la personne faisant l'objet du rapport ;
○ un besoin avéré de la part de la personne signalée de connaître le nom de l'auteur du signalement aux fins du plein exercice des droits de la défense.
b. L'interdiction de la discrimination à l'encontre des dénonciateurs
Le rapporteur ne doit pas être sanctionné, licencié ou soumis à une mesure discriminatoire directe ou indirecte affectant ses conditions de travail pour des raisons directement ou indirectement liées au rapport.
Les mesures discriminatoires comprennent les mesures disciplinaires injustifiées, le harcèlement sur le lieu de travail, toute modification de la description du poste ou du lieu de travail, et tout autre changement préjudiciable des conditions de travail qui constitue une forme de représailles à l'encontre du dénonciateur. Le dénonciateur qui estime avoir été victime de discrimination pour avoir fait un signalement doit en informer en détail le conseil de surveillance de l'entreprise.
Un dénonciateur qui estime avoir été victime d'une discrimination peut intenter une action en justice contre l'auteur de la discrimination et également contre l'entreprise - si l'entreprise a participé activement à la discrimination. Il convient de garder à l'esprit que, dans ce cas, la loi prévoit un renversement de la charge de la preuve et que c'est donc l'entreprise qui devra prouver que le changement des conditions de travail du dénonciateur n'est pas dû à sa dénonciation.
En cas de non-respect de cette procédure, les employés de l'entreprise seront soumis au système disciplinaire de l'entreprise, conformément aux dispositions de la législation applicable et des conventions collectives de travail pertinentes.
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